4月になり、新入社員の方々が入社する季節になりました！
新しい気持ちで仕事に取り組めて、身が引き締まりますね。
私は社会人の必須とも言えるビジネスメールが何年経っても苦手なのですが、
相手とやりとりをしていて「このメールは嬉しいな」と思ったことがいくつかあります。
なのでこの場をお借りして、メールのコツを書いてみたいと思います。
※社名などもろもろ省略しています。メールの文章は参考にしないでください！
①署名は省略しない
いきなり当たり前のことですみません。
社内メールは省略（簡略）している人も多いと思いますが、社外メールで署名を省略するのは推奨しません。
これは友人知人からもよく聞く（個人の所感）ことなので、あるあるの困りごとな気がします。
署名は
・名前（フルネーム）
・読み仮名（英語表記など）※難読の方は推奨します
・電話番号（会社・携帯）
・会社住所（郵便番号）、
また、直通があるときは内線番号も書いてもらえると嬉しいですね。
②繋がっている情報は「返信」で送る
繋がった内容はなるべく返信で送りましょう！
返信でやりとりをしていれば、スクロールしていくだけでどの案件かすぐにわかるからです。
見積もりなどは、「この間の見積もりです！」とだけ新規メールで来ても、思い出すのに少し時間がかかります。
相談したメールに返信をもらえればすぐわかります。これはとても嬉しいです！
③期限があるものは書く
データのダウンロード期限などは記載があると丁寧です。
他にも、「この日までに確認してほしい」明確な期限がある時は、
お互いのためにわかりやすく目立つように提出期限を書いておきましょう。
④連絡先はきちんと書く
自分の他にも連絡してほしい人がいるときは、
CCにメールアドレスを入れたり、メール本文に連絡先を書き添えるのが基本です。
人名は読み方が特殊なものもあるので、迷いそうなら読み仮名を添えてもいいと思います。
「面識がない上司が先方に電話する」時などは、
電話番号・名前の他に、(もし分かっていれば)電話する日、大体の時間などを伝えてもいいと思います。
事前に聞いているのと、知らない番号から急にかかってくるのとでは心理的な負担が違いますよね。
⑤PDFや写真は確認しやすい方向に
スキャンしたもの、スマホで撮った写真などは「確認しやすい向き」に変更してから送るとベターです。
お互いに確認しやすいですし、先方から指示がない限りは読みやすい書類の向きにしましょう。
今は電帳法の改正やリモートワークで紙に出力せず画面で確認する方が多いですし、一手間ですが気遣いを感じて嬉しいですね。
おわりに
以上、気をつけたいポイント５つでした。
どれもささいなことですが、自分がされて嬉しかったこと、相手にも同じようにしたくなったことです。メールひとつですが、思いやりを感じると嬉しくなりますね。